レンタルオフィスとは?~メリット・料金形態など、選び方の注意点を分かりやすく解説~

インターネット環境やモバイルツールの拡充に伴い、昨今、会社に足を運ばなくてもほとんどの仕事ができるようになりました。そこで場所にとらわれない働き方としてテレワークを実践・推進する企業が増え、ビジネスの拠点となるオフィスのあり方にも、さまざまな形態が見られるようになりました。

オフィス形態の種類

では、オフィスの形態にはどういったものがあるのでしょうか。代表的な例を見ていきましょう。

■賃貸オフィス

賃貸借契約を交わし、自社の専有スペースを賃借するオフィス形態で、一定数社員がいる企業に適しています。賃貸オフィスのメリットは、内装やレイアウトを自社で自由にデザインや変更できることに加え、自社オフィスを持つことで企業の格が上がり、クライアントから信用を得やすいという点にあります。
反対にデメリットは、敷金や保証金をはじめとした契約金に加え、人数分のデスク・チェア・キャビネット、OA機器、インフラ、その他インテリアなどの内装・設備・機能を準備するイニシャルコストと、メンテナンスなどのランニングコストがかかることです。また、都心に賃貸オフィスを借りるとなれば、多額の賃料を払い続ける必要があります。

■レンタルオフィス

レンタルオフィスは、デスク・チェア・キャビネット、インターネット回線を始めとした業務に必要な環境が執務空間に予め整っている貸事務所のことで、これら設備費は利用料金に含まれることが多く、賃貸オフィスより低いイニシャルコストでオフィスを構えることができます。また、都心の一等地でも月々のランニング費用が賃貸オフィスよりリーズナブルになることがほとんどです。こうしたメリットにより、起業をする人、スタートアップ、フリーランスだけでなく、企業のサテライトオフィスとしてもニーズが高まっています。
ところで、ひと口にレンタルオフィスといっても、サービスや料金形態はさまざま。オフィスを借りず、住所・電話番号のみを提供するバーチャルオフィスや、起業支援も行うインキュベーションオフィス、高い付加価値サービスを提供するサービスオフィスもレンタルオフィスの1つです。ちなみにサービスオフィスでは、共用エントランスや会議室の利用、コンシェルジュによる電話応対や来客対応、会社登記・住所利用といったサービスが受けられるプランが主流です。

■間借り

他社オフィスの一画を自社のワークスペースとするオフィス形態です。オフィスを間借りするメリットは、賃料を抑えられることに加え、同業他社あるいは異業種企業と連携の機会があることです。同居する企業とひょんなことからビジネスチャンスが生まれたという話もよく耳にします。
一方、貸す側には持て余したスペースを有効活用し収入を得られるというメリットもあります。シェアリングエコノミーを推奨するWebサイトでは間借り先を探す企業とマッチングすることができます。

■自宅

自宅をオフィスにする人もいます。最大のメリットとしては、なんといってもオフィスとしてのイニシャルコスト、ランニングコストが必要ないということです。自宅で使っているパソコンなどの備品をそのまま活用できますし、固定費も元々支払う必要のある自宅の家賃や光熱費だけで済みます。しかもそれらを経費として計上することもできる場合があります。法人設立後にすぐに事業をスタートしたい、フリーランスで収入がまだ安定しない、などといった方は自宅オフィスを選ぶようです。
しかしながらデメリットもあります。名刺などに記載する住所を自宅住所と区別ができないという点、自宅では打ち合わせができないという点などです。特に女性はプライバシーの面で不安かもしれません。そのような場合、作業は自宅で行い、住所や電話番号だけを利用できるバーチャルオフィスと組み合わせる方もいます。

コワーキングスペース・
バーチャルオフィスとの違い

コワーキングスペースとの違い

一つの空間を複数の企業や個人がシェアして利用するコワーキングスペース。専有の執務空間が整っているレンタルオフィスと異なり、使えるのは共用スペースに限られています。
コワーキングスペースは、席を固定せずにその日自分の座りたい席で作業をします。固定席でないため、レンタルオフィスと比べると比較的安い料金で利用できます。ただし、共用スペースではパソコンの画面が他の人に見えてしまうなどセキュリティ面で心配があり、電話をするときは移動するなど周囲に配慮する必要があるため注意しましょう。

バーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスはその名のとおり仮想オフィスのことを意味し、ビジネスをする際に必要となる住所や電話番号を利用できるサービスです。そのため、バーチャルオフィスには作業スペースはありません。ごくまれに会議室を用意しているバーチャルオフィスもありますが、基本的には登記に必要な情報を貸し出すことがメインのため、作業するスペースはありません。

レンタルオフィスのメリット

初期費用が抑えられる

賃貸オフィスには、業務に必要なデスク・チェア・キャビネットなどの家具をはじめ、複合機、インターネット・電話回線などを用意する初期費用がかかります。しかしながらレンタルオフィスであれば、そのような必要最低限の環境が整っており、しかもそれらが月々の利用料に含まれることが多く、初期費用とその準備にかかる手間を格段に軽減することができます。

一等地でも格安で利用できる

丸の内や大手町を始めとするビジネスエリアは、ビジネスをする上で一等地とされています。そんな一等地へオフィスを設けようとすれば莫大な費用が必要です。一方、レンタルオフィスなら一等地でも格安に利用することができ、ビジネスの中心地を拠点にできるというステイタスも同時に叶います。

会議室や共用スペースなどの設備を利用できる

賃貸オフィスの場合、広さにもよりますが、メインとなる執務スペース以外に会議室や待合室を設けることが難しい場合も少なくありません。その点、レンタルオフィスなら会議室を利用できたり、共用スペースで来客対応ができたりと、月々の利用料金内(有料の場合もあり)でさまざまな設備を利用することができます。また、ロッカーやシャワーブース、ライブラリーや受付を備えたレンタルオフィスもあります。

法人登記・住所利用ができる

レンタルオフィスには、法人登記や住所利用が可能なオフィスもあります。郵便物も受け取れますし、名刺やWebサイトに住所を記載することもできます。ビジネスの一等地にオフィスを構えれば会社としての信用やステイタスも上がるでしょう。

事業の拡大・縮小に合わせて部屋のサイズが変えられる

事業が軌道に乗り業績が上がれば人員を増やす必要があります。一方で事業不振であれば人員を減らす必要もあるでしょう。賃貸オフィスの場合、簡単にスペースを拡張・縮小したり引っ越したりすることは難しいですが、レンタルオフィスではそれが可能。レンタルオフィスには、1名用のスペースから数十名用の個室が用意されていることがほとんどですので、同じオフィス内で住所を変更することもなく、その時の状況に合わせたスペースへ気軽に移ることができます。

上記のほかにも、レンタルオフィスにはさまざまなメリットがあります。利用できる設備やサービスは施設によって異なりますので、レンタルオフィスを契約する前によくリサーチしてみてください。

レンタルオフィスを使用する前に
確認しておきたい注意点

都市部の一等地にオフィスを構えることができるレンタルオフィスには、デメリットもあります。契約する前はデメリットや注意点についてもしっかり確認しておきましょう。

料金が高くなることもある

レンタルオフィスでは、専有スペースを確保しつつ、必要に応じて会議室や秘書サービスを課金することで利用できます。合理的な仕組みですが、サービスの利用頻度によっては毎月の料金が割高になる可能性もあります。

自由に改装できない場合もある

予め必要な設備が整っているレンタルオフィスでは、自由に内装を変更できないケースもあります。趣味嗜好に合わせて内装を自由にアレンジしたい場合は、改装可能としているレンタルオフィスを選ぶ必要があります。また、大型機材や金庫などを置けないケースもあるため、ビジネスに必要な場合は事前に確認しておきましょう。

利用時間が決められている

レンタルオフィスの多くは、入退出可能な曜日や時間帯を設けています。ほとんどの場合は、朝〜晩の利用は可能で深夜帯の利用を不可としています。海外とのやりとりで深夜・早朝の時間帯に作業しなければいけない場合は、24時間利用できるレンタルオフィスを探しましょう。

レンタルオフィスの利用に
向いているシーン

個人起業家やベンチャー企業

レンタルオフィスでは、賃貸オフィスと違って敷金や礼金といった初期費用が抑えられるので、起業したばかりの方やベンチャー企業の方におすすめです。また、賃貸オフィスと異なり、事業フェーズに合わせて必要な規模のスペースをレンタルできます。会社の成長に合わせて従業員の人数を増やす際も、気軽に広めの専有スペースに移動できるなどの利便性が高いため、スタートアップの拠点に向いています。

来客が多い業種

レンタルオフィスは共用スペースが整っているため、クライアントが訪問してきた際に、安心感や信頼感を与えられます。また、有人の受付を設けているレンタルオフィスもあるので、来客が多い業種の方にもおすすめです。郵便物・宅配物などの受け取りなどを代行してくれるので、オフィスを不在にしたときも安心です。

許認可取得が必要な方

事業を始める際に許認可の申請が必要となる場合、バーチャルオフィスやコワーキングスペースではほとんどの場合で許認可申請ができません。レンタルオフィスでは専有スペースがあるため、許認可申請ができるケースもあるといったメリットがあります。

レンタルオフィスを選ぶ際のポイント

コスト重視か、それともサービス内容か、はたまた通いやすさか。レンタルオフィスを選ぶ際に重視するポイントは個々のビジネスによって異なります。ここでは、5つの観点からレンタルオフィス選びにおけるポイントをご紹介します。

1.立地

自宅から近い、クライアント先への移動に便利など、ビジネスの拠点となるオフィスにとってアクセスの良さは重要ですが、利便性だけでなく対外的なイメージにこだわって立地を選ぶ方もいます。名刺やWebサイトに記載される住所によって、クライアントに信用されやすかったり、反対に不安を与えたりする場合があります。

2.設備(ハード)

オフィスにいる時間が長ければ長いほど、設備は充実しているに越したことはありません。会議室や落ち着ける休憩スペースなどのほか、最近ではシャワーブースやカフェ、郵便ポスト、イベントスペースが設置されたレンタルオフィスも増えています。高級感のある共用ラウンジや座り心地にこだわったチェアを揃えているところもあり、大手企業と比べても遜色ない快適なビジネス環境が整っています。逆に、外出が多く、机と椅子があれば良いのでコストを抑えたいという方にとっては、必要最低限の設備で格安のレンタルオフィスが向いているかもしれません。

3.サービス(ソフト)

最近のレンタルオフィスのソフト面でのサービスは、とても充実しています。常駐するコンシェルジュが来客対応をしてくれたり、不在時の郵便物や宅配物を代わりに受け取ってくれるといったサービスも珍しくありません。他には、フリードリンクやルームクリーニングなどのサービスもあります。

4.グレード

レンタルオフィスのグレードは、ハード面、ソフト面、またはその両方で判断できます。外観に高級感があるか、執務空間の広さは十分か、業務に必要な環境が整っているか、手厚いサービスが受けられるかなどを考慮して、自分たちに合った最適なグレードのレンタルオフィスを選んでみてください。

5.コストパフォーマンス

これまでのポイントを総合的に鑑みて、最終的にはコストパフォーマンスの良し悪しで判断することになるでしょう。インターネット環境など当たり前にランニング費用に含まれていると思い込んでいるサービスが実はオプションであったなどという場合もあるため、必要な設備・サービスが揃っているか、使わない機能がないか、費用に対して満足できるか、コストパフォーマンスを考慮して、賢くレンタルオフィスを選びたいものですね。

ビジネスの成功・失敗は、環境が左右するといっても過言ではありません。ご自身の事業に最適な本当に良いと思えるレンタルオフィスをぜひ見つけてみてください。

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