コラム

レンタルオフィスとは?

~他のオフィスとの違い、メリット・選び方をご紹介!~

起業するなら知っておきたいオフィス事情

インターネット環境やモバイルツールの充実により、最近では会社に足を運ばなくてもほとんどの仕事ができるようになってきています。2016年8月に安倍内閣が発足した「働き方改革」では、環境にとらわれない働き方として「テレワーク」という言葉が注目されています。
これに伴い、多くの企業にとってビジネスの拠点となる「オフィス」のあり方にも、さまざまな形態が見られるようになりました。

そもそも、どんなオフィスの形態があるの?

では、オフィスの形態にはどういったものがあるのでしょうか。代表的な例を見ていきましょう。

■賃貸オフィス
ビルオーナーと賃貸契約を交わし、自社の占有スペースとして所有するオフィス形態で、一定程度の社員数を要する事業に適しています。
賃貸オフィスのメリットは、内装やレイアウトを自社で自由に行えることに加え、自社オフィスを持つことで企業の格が上がり、クライアントから信用を得やすいという点にあります。
反対にデメリットは、敷金や保証金などの契約金、人数分のデスク・チェア、キャビネット、OA機器、インフラ、その他インテリアなどの初期費用だけでなく、メンテナンス等のランニングコストもかかることです。また、都心に賃貸オフィスを借りるとなれば、多額の賃料を払い続ける必要があります。

■レンタルオフィス
レンタルオフィスは、デスク・チェア、キャビネット、インターネット回線など、業務に必要な環境が執務空間にあらかじめ整っている貸事務所のことで、これら設備費は利用料金に含まれます。そのため、賃貸オフィスより低いイニシャルコストでオフィスを構えることができます。
また、丸の内や大手町のような好立地でも、月々のトータル費用は賃貸オフィスよりリーズナブルになることがほとんどです。こうしたメリットにより、起業やスタートアップを図る人やフリーランサー、または企業のサテライトオフィスとしてのニーズが高いようです。
ひと口にレンタルオフィスといっても、サービスや料金体系はさまざま。部屋を借りず、住所・電話番号のみを提供するバーチャルオフィスや、起業支援も行うインキュベーションオフィス、高付加価値型ビジネスモデルを持つサービスオフィスもレンタルオフィスの仲間です。
ちなみにサービスオフィスでは、共用エントランスや会議室の利用、コンシェルジュによる不在時の電話応対や来客案内、会社登記・住所の利用といったサービスが受けられます。

■間借り
他社オフィスの一画を自社のワークスペースとして間借りするオフィス形態です。オフィスを間借りするメリットは、賃料を抑えられることに加え、同業他社あるいは異業種他社との連携の機会に出会えることです。ひょんなことから同居する企業とのビジネスチャンスが生まれたという話もよく耳にします。
一方、貸す側には上記のほか、遊休スペースを有効活用しながら収入を得られるというメリットもあります。
昨今ではシェアリングエコノミーも流行しており、ウェブサイトなどで簡単に間借りしたいオフィスを探すことができます。

■自宅
自宅をオフィスにする人もいます。最大のメリットとしては、なんといってもイニシャルコスト、ランニングコストともに大幅に削減できることです。自宅で使っているパソコンなどの備品をそのまま活用できますし、固定費も元々支払う必要のある家賃や光熱費だけで済みます。しかもそれらを経費として計上することも可能です。
起業してすぐに事業をスタートしたい、フリーランスで収入がまだ安定しない、などといった方は自宅オフィスを選ぶようです。
しかしながらデメリットもあります。名刺などに記載する住所を、自宅住所と区別ができないという点と、自宅では打ち合わせがしづらいという点です。特に女性はプライバシーの面で懸念するかもしれません。そのような場合、部屋を借りずに住所や電話番号だけを利用できるバーチャルオフィスを選ぶ方もいます。

なぜ今、レンタルオフィスが流行っている?

働き方の多様化に伴い、オフィス形態の主流は「所有する」から「利用する」へと変化してきました。「利用するオフィス」の代表的な例が、レンタルオフィスです。
レンタルオフィスが流行している背景には、レンタルオフィスの持つメリットの多さがあります。特に、起業後すぐに事業をスタートさせたい人にとって、レンタルオフィスはさまざまな利点があります。

メリット1 初期費用が抑えられる
通常、賃貸オフィスには、当然のことながら業務に必要なデスクやチェア、キャビネット、複合機、インターネット回線・電話回線の導入、その他諸々の初期費用がかかります。レンタルオフィスであれば、執務空間に加えて上記のような必要最低限の環境が整っている上、しかもそれらが月々の利用料に含まれることが多く、初期費用を格段に軽減することができます。

メリット2 一等地でも格安で利用できる
大手企業が集まる丸の内や大手町のような場所は、ビジネス拠点としては一等地とされています。そんなところへオフィスを借りようとすれば、莫大な費用が必要です。一方、レンタルオフィスなら一等地でも格安で利用することができます。ビジネスの中心地を拠点にできるというステータスも同時に叶います。

メリット3 会議室や共用スペース等の設備を利用できる
大きさにもよりますが、賃貸オフィスの場合、メインとなる執務スペース以外に会議室や待合室を設けることが難しい場合も少なくありません。その点、レンタルオフィスなら会議室を利用できたり、共用スペースで来客対応ができたりと、料金内(あるいは有料)でさまざまな設備を利用することができます。ロッカーやシャワーブース、ブックコーナーや受付を備えたレンタルオフィスもあります。

メリット4 法人登記ができる場合がある
レンタルオフィスの中には、法人登記や住所の利用が可能な物件もあります。郵便物も受け取れますし、一等地のレンタルオフィスであれば名刺やホームページに一等地の住所を記載することができ、会社としての信用やステータスも上がるでしょう。

メリット5 事業の拡大に合わせて気軽に部屋のサイズが変えられる
事業が軌道に乗り、業績が上がれば人員を増やすこともあります。通常のオフィスの場合、手狭になったからといって簡単にスペースを拡張したり、引っ越したりすることは難しくなります。レンタルオフィスには、一人分のスペースから2〜10数人用の個室が用意されていることがほとんど。住所変更することなく、その時の状況に合わせたスペースへ気軽に移ることができます。

上記のほかにも、レンタルオフィスにはさまざまなメリットがあります。利用できる設備やサービスは店舗によって異なりますので、レンタルオフィスを契約する前によくリサーチしてみてください。

レンタルオフィスの選び方は?

コスト重視か、それともサービス内容か、はたまた通いやすさか…。レンタルオフィスを選ぶ際、重視するポイントは個々のビジネスによって異なると思います。今回は、5つの観点からレンタルオフィス選びにおけるポイントを挙げてみました。

・立地
駅から近い、移動に便利など、ビジネスの拠点となるオフィスにとって立地条件は重要です。利便性だけでなく、対外的イメージにこだわって立地を選ぶ方もいます。名刺やホームページに記載される住所によっては、クライアントに信用されやすかったり、反対に不安を与えたりする場合があるためです。

・設備(ハード)
オフィスにいる時間が長ければ長いほど、設備は充実しているに越したことはありません。会議室や落ち着ける休憩スペースなどのほか、最近ではシャワーブースやカフェ、郵便ポスト、イベントスペースが設置されたレンタルオフィスも増えています。高級感のある共用ラウンジや座り心地にこだわったチェアを揃えているところもあり、一流企業と比べても遜色ない快適なビジネス環境が整っています。逆に、外出が多く、机と椅子があればいいから安く済ませたいという人にとっては、必要最低限の設備のところが向いているかもしれません。

・サービス(ソフト)
最近のレンタルオフィスのサービスは、とても充実しています。常駐するコンシェルジュが来客対応をしてくれたり、不在時の郵便物を代わりに受け取ってくれるといったサービスもめずらしくありません。ほかにも、フリードリンクやルームクリーニングなどのサービスがあります。たとえば来客の多い企業の場合、コンシェルジュサービスに注目して選んでみるのもいいでしょう。

・グレード
レンタルオフィスのグレードは、ハード面、ソフト面、またはその両方で判断できます。外観に高級感があるか、執務空間の広さは十分か、業務に必要な環境が整っているか、手厚いサービスが受けられるか…などを考慮して、最適なグレードのレンタルオフィスを選んでみてください。

・コストパフォーマンス
これらのポイントを総合的に鑑みて、最終的にはコストパフォーマンスの良し悪しで判断することになるでしょう。インターネット環境などはランニング費用に最初から含まれていない場合もあるため、本当に必要な設備・サービスが揃っているか、使わない機能がないか、費用に対して満足できるかなど、コストパフォーマンスの高さを考慮して、賢くレンタルオフィスを選びたいものですね。

ビジネスの成功・失敗は、環境が左右するといっても過言ではありません。ご自身の事業に最適な、本当にいいと思えるレンタルオフィスをぜひ見つけてみてください。

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